Anforderung an das Kassensystem durch das Finanzamt

Die Anforderungen des Finanzamtes an ein Kassensystem hat sich in den letzten 10 Jahren geändert und wird sich in den nächsten 5 Jahren weiter grundlegend ändern.

Die Entwicklung sieht wie folgt aus:

• ab 1996:
  Aufbewahrung von Tagesendsummenbons (Z-Bons), Rechnungsbelege und Organisationsunterlagen (Programmierunterlagen, Bedienungsanleitungen, Artikelpreislisten ...), die die Vollständigkeit dokumentieren.

• ab 2002:
  Tagesendsummenbons (Z-Bons) und die sonstigen Unterlagen von 1996 reichen nicht mehr aus. Alle Einzeldaten sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen den Vorschriften (GDPdU) entsprechen. Ein Ausdruck (Journal) reicht nicht aus.
  Dies gilt, wenn es mit dem bestehenden Kassensystem machbar ist. Andernfalls gilt weiterhin mindestens die Vorschrift ab 1996.

• ab 26.11.2011:
  Das bestehende Kassensystem ist technisch so aufzurüsten, damit die Anforderungen (ab 2001) erfüllt sind.

• ab 01.01.2017 (Schreiben des Bundesministeriums vom 26.11.2011)
  Alle Einzeldaten sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen den Vorschriften (GDPdU) entsprechen. Wenn das Kassensystem dies nicht gewährleisten kann, so ist es auszutauschen.

Diese Anforderung des Bundesfinanzministerium sollte der Unternehmer dringend berücksichtigen. Sonst drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder oder gar die Verwerfung und eine Schätzung der Buchführung.
Bei einer Neuanschaffung eines Kassensystems sind die Anforderungen ab 2017 bereits heute zu berücksichtigen. Dies gilt auch dann, wenn Sie ein gebrauchtes Kassensystem anschaffen möchten.

Unsere Kassensoftware Posflow POS erfüllt diese Anforderungen. Alle Geschäftsvorfälle werden einzelnd aufgezeichnet und können zur jeder Zeit exportiert werden. Properitäre Registrierkassen bringen Ihre eigene Kassensoftware mit. Diese ist fest mit dem Gerät verbunden. In unserem Shop finden Sie ausschließlich Registrierkassen, die ebenfalls die Anforderungen grundsätzlich erfüllen.

Die folgende Ausführungen sind für Sie interessant, wenn Sie sich tiefer mit den Anforderungen beschäftigen möchten.

Für Unternehmen mit überwiegenden Barumsatz sind ab einer bestimmten Größe EDV-Registrierkassen ratsam.
Sie können nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auch verpflichtend sein.

Für EDV-Registrierkassen gelten besondere Aufbewahrungspflichten und Dokumentationsgrundsätze.

Der Steuerpflichtige muss, wenn er Waren von geringerem Wert an eine Vielzahl zumeist unbekannter Personen verkauft und deshalb die Bareinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen hat, grundsätzlich die Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege aufbewahren (BFH, 11.05.2000 - I B 7/00).

Unter bestimmten Umständen ist ein Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen möglich (BMF, 09.01.1996 - IV A 8-S 0310-5/95).
Danach ist eine Aufbewahrung von Registrierkassenstreifen, Kassenzetteln, Bons und dergleichen (Kassenbelege) im Einzelfall nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der vom Kassenbeleg übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Diese Voraussetzungen hinsichtlich der Registrierkassenstreifen sind regelmäßig erfüllt, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten.

Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen kann im Regelfall davon ausgegangen werden, dass diese "Gewähr der Vollständigkeit" dann gegeben ist, wenn die nachstehend genannten Unterlagen aufbewahrt werden. In diesem Fall kann auch bei elektronischen Registrierkassensystem auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen (Journal, Einzelbons) verzichtet werden:

1. Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) sind aufzubewahren.

2. Es sind die mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen aufzubewahren.

3. Aufzubewahren sind die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

4. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

Die Ordnungsmäßigkeit einer Computerkasse setzt insbesondere auch voraus, dass das System alle für das Geschäftsergebnis relevante Kassenfunktionen, also auch Stornierungen, Retouren usw. lückenlos dokumentiert. Daher wird die Buchführung eines Restaurants als nicht ordnungsgemäß angesehen, wenn ein Kassensystem geführt wird, welches bei den Kassenabschlüssen Stornobuchungen nicht erfasst, FG Niedersachsen, 02.09. 2004 - 10 V 52/04.

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Das BMF-Schreiben zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen“ vom 9. Januar 1996 (BStBl I S. 34) ist damit aufgehoben.

Diese Ausführungen zu den Anforderungen erfolgen ohne Gewähr und Gewährleistungsanspruch. Sie stellen lediglich eine unverbindliche Information dar. Im Bedarfsfall sollten Sie zu diesem Thema Ihren Steuerberater ansprechen.

Schreiben des Bundesfinanzministeriums
 BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (22.85 kB)
 BMF-Schreiben vom 22. Januar 2009 Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (54.9 kB)
 BMF-Schreiben vom 26.11.2010 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (44.63 kB)